Interne fraude

Onder interne fraude verstaan we in dit geval fraude gepleegd door personeel van uw bedrijf, waarbij uw bedrijf benadeeld wordt. 

Aanleiding:

Er kunnen diverse aanleidingen zijn die iemand aanzetten tot fraude:

• Verdoezelen van gemaakte fouten
• Oppoetsen van eigen prestaties
• Financieel eigen voordeel 
• Rancune tegenover het bedrijf of collega's
• luiheid
• bedrijfscultuur

Aard van het probleem:

Als u bovenstaande punten bekijkt, zult u moeten constateren dat de oplossing niet gezocht moet worden in (meer) regeltjes van boven opgelegde regeltjes. Op heel veel terreinen is een bepaalde vorm van fraude mogelijk.

De oplossing moet gezocht worden in de bedrijfscultuur, maar dit is ook gelijk het moeilijkste onderdeel. Er moet een open cultuur ontstaan, waarin men van elkaar weet wat er gedaan wordt en waarbij controle mogelijk en geaccepteerd wordt.

Praktijkvoorbeeld: Tijdens een onderzoek naar diefstal binnen een bedrijf werden verborgen camera's geplaatst. Bij toeval werd toen ontdekt dat personeelsleden op zaterdag zich "inklokten" t.b.v. overwerk, vervolgens het pand verlieten om later op de dag weer terug te komen, enkele uren te werken en vervolgens weer "uit te klokken". Een eenvoudige manier om de overwerktoeslag te verhogen.

Bedrijfscultuur:

In kleine productiebedrijven, heerst vaak een goede productiegerichte bedrijfscultuur. De productiviteit ligt hoog, het ziekteverzuim is laag, men weet van elkaar wat men doet en er is persoonlijke aandacht voor elkaar.

Dit komt omdat er gewerkt wordt als team, er moet binnen een bepaalde tijd een hoeveelheid werk verricht worden, als de één ziek is, of niet voldoende presteert, zullen de anderen harder moeten werken. Aan de andere kant is er het collegiale gevoel, dat men als het nodig is ook, ook een collega kan ontzien en zo samen zijn werk opvangen.  In een dergelijk team is geen ruimte voor gemakszucht, eigenbelang, rancune enz. Nieuwe werknemers zullen zich aan deze cultuur moeten aanpassen, of ze worden door het collectief eruit gewerkt.

Dit gevoel is ook in grotere bedrijven nodig. Hoe dit bereikt kan worden zal van bedrijf tot bedrijf verschillen, we kunnen wel een voorbeeld van een stappenplan geven: 

1: Cultuurverbetering:

In veel bedrijven wordt er gewerkt op eilandjes, in verschillende kantoren worden er door mensen activiteiten uitgevoerd waar anderen op hun eilandjes geen zicht op hebben.

Dit kan doorbroken worden door bijv:

• taakroulatie; Om de zoveel jaren, worden bepaalde taken uitgewisseld, inkoper wordt administrateur, verkoper wordt planner enz. (Dit is een moeilijke opdracht, wat niet voor alle taken zal werken en ook niet door iedereen geaccepteerd zal worden, vandaar het alternatief)
• stagelopen: Iedereen loopt een aantal weken per jaar stage bij een andere werknemer. Op deze manier leert men elkaars werkzaamheden en problemen kennen en begrijpen. 
• taakteams: Stel teams samen die samen bepaalde verantwoordelijkheden krijgen. (boekhouder, inkoper, productiechef, monteur, stellen samen inkoopbeleid op voor gereedschappen) (directeur, verkoper, boekhouder, monteur, tekenaar, maken samen toekomstprognoses) 
• Overleguren: Op bepaalde momenten kunnen problemen, vragen, e.d. naar voren gebracht worden bij collega's. Een soort borreluurtje maar dan zonder borrel.
• Activiteiten buiten het werk om. Denk hierbij aan de gezamenlijke uitjes, de bedrijfsbarbeque, enz. 

2: Normformulering en acceptatie:

Als iedereen in het bedrijf zichzelf en de collega's ziet als een noodzakelijk onderdeel van het totale bedrijfsproces, kan een norm, cq bedrijfsbeleid opgesteld worden:

• Wat is het doel van het bedrijf
• Hoe moet de relatie tussen bedrijf en personeel zijn
• Hoe moet de relatie tussen collega's zijn

In de norm moet ook naar voren komen, dat fraude het bedrijf, dus ook het collectief benadeeld. En dat fraudebestrijding dus in het belang van allen is.

Als deze norm is opgesteld, moet deze worden geaccepteerd en ondersteund door zowel directie als personeel. 

3: Controlemogelijkheid

Als de norm cq het doel is geaccepteerd, zullen er controlemogelijkheden moeten worden gemaakt. 

• Men kan zelf aangeven op welke wijze controle van de prestaties mogelijk is. Een goede mogelijkheid tot controle is bijv. een "back-up" collega, m.a.w. een collega die op de hoogte is van de werkzaamheden en deze bij ziekte direct over kan nemen.
• Enkele "vertrouwenscollega's" kunnen worden aangesteld als overlegpunt bij geconstateerde overtredingen. Door het vertrouwelijke overleg, wordt het in Nederland gevoelige "klikken" doorbroken, maar blijven de problemen toch niet "onder de pet". 
• Willekeurige controle; een controlemogelijkheid is zinloos als hij niet regelmatig wordt gebruikt. Dit dient echter "openbaar" en bij willekeurige personen op willekeurige tijdstippen  te gebeuren. 

Deze pagina zal binnenkort nog verder worden uitgewerkt, wilt u niet zo lang wachten, neem dan contact met ons op voor een persoonlijk advies.

Actie:

Indien u meent een probleem te hebben, of indien u een probleem wilt voorkomen, adviseren wij contact met ons op te nemen. Indien u dit doet per E-mail of fax, dient u duidelijk aan te geven op welke wijze wij u discreet kunnen benaderen.